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冀中医科〔2014〕5号 顶级贵宾会科技档案管理办法
发布日期:【2015-11-16】  点击数:【

科技档案是指在科学技术研究活动中直接形成的,具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图样、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料。为贯彻实行《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,参照《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,制订本办法。

一、科技文件材料的归档范围

(一)科技准备阶段:调研考察报告,投标、中标文件,科技项目审批文件,开题报告,计划任务书,委托书,方案论证,专家评审意见和建议,协议书,合同,实施方案,经费预算,有关会议记录等材料。

(二)研究实验阶段:在实验过程中产生的各种载体形式的原始记录和数据、照片、实验方案、实验报告,设计文件、工艺设计图纸,调试记录、技术规范、说明书、阶段报告、专题总结报告、专利申请及有关材料,重要的来往技术文件和实物、样品、标本等。

(三)总结鉴定验收阶段:工作总结报告,科学技术成果鉴定申请书,科技合同书、任务书、技术鉴定证书,查新报告,鉴定会议材料,经费决算表等。

(四)成果奖励、推广应用阶段,成果登记和奖励申报材料及申报书,推广应用的效益证明材料,成果获奖材料,推广应用方案,总结。

(五)项目归档的材料:我院是主持单位的,应将项目研究的全套技术文件材料归档,我院是协作单位的,只归档我院所形成的有关科技文件材料(重要的研究项目保存全套复制本)。

二、科技文件材料的归档要求

(一)科技档案工作要纳入科技工作与科技计划管理和成果管理工作程序,做到建档工作和科技工作“四同步”管理,即:下达科技计划书任务与提出科技文件材料的归档要求同步;检查科技计划进度与检查科技文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案材料同步;科技成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

(二)实行项目负责人主持立卷归档的责任制和“预立卷”制度。由项目负责人提出科技文件材料形成积累的计划安排,并由专人集中管理文件材料。每项项目自立项之日起,建立“预立卷”制度,统一发放文件材料袋和专用科技记录本(或纸)。

(三)科技文件材料必须是原件归档,在项目完成或某一部分告一段落后,由专人负责对所形成的科技文件材料系统整理,组成保管单位(卷、册、盒、袋),填写卷内目录,经项目负责人审查后交科技处档案室(重要的研究材料交院档案室)及时归档(包括项目的鉴定、奖励材料、成果评审材料等)。归档时填写移交目录一式两份,交接双方签字后目录单分别保存。

(四)凡归档的科技文件材料必须写明编辑和文件定稿日期,用毛笔或钢笔书写,不许用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,要求字迹工整、图样清晰,书写材料优良(包括纸张)。凡不合要求者,由立卷人负责改进和复制。

(五)对已完成的科技项目进行鉴定、验收之前,由档案室、项目负责人对准备归档的科技材料加以审查验收,若不符合归档要求,档案室拒绝加盖《科技档案验收专用章》以确保材料的完整、准确、系统。

三、科技档案的管理和利用

(一)科技处指派专人协助院档案室共同做好科技档案的移交、接收、审查工作,保证所移交的科技档案的完整性、准确性和系统性。对保管期限的变动、密级调整和需销毁档案提出建议。

(二)归档后的档案不得随意涂改,如有改动、补充,需经科技处批准,并在备考表内写明修改原因和时间。

(三)科技档案的借阅按档案室的科技档案借阅制度实行。

四、其他

(一)本办法由科技处负责说明。

(二)本办法自公布之日起实行。

学校地址:河北省石家庄市鹿泉经济开发区杏苑路3号(杏苑校区) / 河北省石家庄市桥西区新石南路326号(橘泉校区)

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